L’holacratie : une révolution dans la gouvernance de votre entreprise ?
La gouvernance des entreprises est devenue un sujet d’importance en management, à l’ère d’une remise en question de la place centrale du travail dans nos vies chez certains salariés, en particulier parmi les jeunes générations.
De plus en plus de salariés veulent participer activement aux décisions stratégiques et opérationnelles dans leur activité professionnelle, et ne plus “subir” une approche managériale descendante.
Chez Fertilidée, nous avons découvert – dès notre création – l’holacratie, un modèle de gouvernance d’entreprise innovant. Nous avons adopté certaines de ses pratiques, sans aller jusqu’au bout de la démarche.
Dans ce dossier, nous vous présentons l’holacratie, son fonctionnement, ainsi que ses avantages et inconvénients, car nul système n’est parfait.
Que vous dirigiez une TPE ou une PME, comprendre et potentiellement adopter cette méthode a le potentiel de transformer votre manière de fonctionner, d’apporter une agilité inédite à votre activité et surtout de libérer le potentiel créatif et la motivation de vos équipes.
Qu'est-ce que l'holacratie ?
Présentation générale
L’holacratie est un système de gouvernance organisationnelle inventé par Brian Robertson en 2007.
Contrairement aux structures hiérarchiques traditionnelles, l’holacratie repose sur la distribution du pouvoir décisionnel à travers des cercles autonomes plutôt que de le concentrer entre les mains de quelques dirigeants.
Chaque cercle se voit attribuer des rôles spécifiques, chacun ayant des responsabilités clairement définies et une autorité pour prendre des décisions dans son domaine de compétence.
Les principes fondamentaux de l’holacratie
L’holacratie repose sur plusieurs principes clés :
- La distribution de l’autorité : le pouvoir n’est pas centralisé mais réparti au sein de l’organisation.
- Des rôles bien définis : chaque membre de l’équipe a des rôles clairs, permettant une plus grande transparence et responsabilité.
- Un processus de gouvernance : les règles et les processus sont définis de manière collective et évolutive.
- Des réunions (très) structurées : les réunions ont une structure bien précise, en particulier pour résoudre les tensions et améliorer les processus en continu.
Chez Fertilidée, c’est en particulier ce formalisme dans le déroulé des réunions que nous avons prioritairement adopté. Les réunions de “gestion des tensions” sont particulièrement efficaces, nous vous recommandons d’essayer !
L’holacratie fait donc pleinement partie des systèmes de management distribué ou horizontal.
Le fonctionnement de l’holacratie en détail
Les rôles : des responsabilités claires et évolutives
Au cœur de l’holacratie, on trouve les rôles. Contrairement aux descriptions de poste traditionnelles, en holacratie, les rôles sont dynamiques et spécifiques. Chaque rôle est défini par :
- Une raison d’être qui précise la mission principale du rôle.
- Les redevabilités : il s’agit des attentes concrètes et des tâches pour lesquelles le rôle est responsable.
- Les domaines qui comprennent mes ressources et les zones d’autorité exclusives du rôle.
Point important : les rôles ne sont pas figés. Ils évoluent en réponse aux besoins changeants de votre entreprise, ce qui garantir une grande flexibilité.
Une façon intéressant de le dire : avec l’holacratie, on travaille “sur” son entreprise, et pas juste “dans” (ou pour) son entreprise. C’est-à-dire qu’on travaille régulièrement à améliorer le fonctionnement même de son entreprise, dans ses processus et sa gouvernance, pour qu’elle soit la plus adaptée possible à son environnement (concurrence, réglementation, etc.).
L’avez-vous remarqué ? Les rôles ne sont PAS liés à une personne en particulier. Un rôle peut donc, en théorie, être endossé par Pierre, puis Paul, puis Jacques, selon ce qui est préférable dans le fonctionnement de l’entreprise. Avec l’holacratie, on délie donc volontairement les responsabilités des personnes !
💡 Soulignons l’analogie avec la démarche RSE. C’est une démarche transverse, qui s’étends à tous les services d’une entreprise, qu’il serait insensé de croire que tout repose exclusivement sur un responsable RSE !
D’où l’importance d’embarquer tout le monde ! La direction, le responsable RSE interne, et toutes les parties prenantes !
Les cercles : des unités autonomes, mais interconnectées
Les rôles sont regroupés en cercles.
Chaque cercle fonctionne comme une mini-entreprise autonome, avec sa propre raison d’être et ses propres objectifs.
Les cercles peuvent contenir d’autres cercles, créant ainsi une structure fractale.
Par exemple, un cercle de marketing pourrait contenir des sous-cercles dédiés :
- Aux réseaux sociaux,
- aux relations publiques,
- Ou encore à la publicité.
Chaque cercle dispose de deux rôles clés :
- Le Lead Link (lien responsable) : il attribue les rôles au sein du cercle, assure la bonne répartition des ressources et veille à ce que le cercle atteigne ses objectifs.
- Le Rep Link (lien représentant) : il représente le cercle dans le cercle supérieur, assurant une communication fluide et une intégration des préoccupations et besoins du cercle au niveau supérieur.
Les réunions de gouvernance et tactiques
L’holacratie s’appuie sur deux types de réunions structurées pour fonctionner efficacement.
Tout d’abord, les réunions de gouvernance.
Leur objectif est d’adapter en continu la structure de votre entreprise et de votre système de fonctionnement interne. Cela inclut donc la création, la modification ou la suppression de rôles, ainsi que la mise à jour des politiques de fonctionnement.
En termes de format, les décisions sont prises par consentement, non par consensute . Une proposition avance tant qu’il n’y a pas d’objection valide, c’est-à-dire une objection basée sur le fait que la proposition pourrait causer du tort à l’organisation. Chez Fertilidée, on a d’ailleurs adopté cette question toute simple et fort efficace : “Prendre cette décision pourra-t-il nuire à notre coopérative ?”. Si la réponse est négative, on avance !
Ensuite, il y a aussi les réunions tactiques.
Elles servent à gérer le travail opérationnel et résoudre les tensions. Les tensions, en holacratie, ne sont pas négatives; elles sont vues comme des opportunités d’amélioration.
Qu’est-ce précisément qu’une tension ? Il s’agit de toute perception d’un dysfonctionnement, d’un fonctionnement imparfait ou inadapté, ou d’un processus à optimiser.
Les réunions tactiques sont très structurées, avec un ordre du jour clair et une gestion du temps rigoureuse. Chaque membre peut proposer des sujets à aborder pour résoudre les tensions ou les problèmes rencontrés.
A titre d’exemple, voici les étapes d’une réunion de gestion des tensions :
- Accueil et inclusion (5 minutes) : le facilitateur accueille les participants et rappelle les règles de base de la réunion. Chaque participant exprime son état d’esprit et son niveau d’énergie sur une échelle de 1 à 5. Cela peut aussi prendre la forme d’un tour des météos intérieures.
- Tour de parole des tensions (5 minutes) : chaque participant partage brièvement une tension qu’il rencontre dans son rôle ou en lien avec le cercle. Le facilitateur note les tensions sur un tableau visible par tous. Il n’y a pas de discussion à ce stade, l’objectif est simplement de recenser les tensions.
- Priorisation des tensions (5 minutes) : le groupe vote pour identifier une liste de tensions les plus importantes à traiter lors de la réunion. Le facilitateur s’assure que tout le monde comprend les tensions priorisées. Chez Fertilidée, on décide aussi souvent de traiter les tensions de manière aléatoire ou “chacun son tour”. Avec la pratique, on arrive à traiter les tensions de manière très rapide !
- Approfondissement des tensions (quelques minutes par tension) : le facilitateur choisit une des tensions priorisées et invite la personne qui l’a soulevée à la développer. La personne explique la nature de la tension, son impact sur son rôle et sur le cercle. Elle doit aussi proposer une solution pour résoudre la tension. Les participants posent des questions de clarification pour bien comprendre la tension exprimée.
- Exploration des solutions : les participants peuvent approuver directement la solution proposée, ou proposer des amendements, voire d’autres solutions potentielles à la tension. Le facilitateur encourage la participation de tous et veille à ce que toutes les idées soient exprimées. Il n’y a pas de jugement à ce stade, l’objectif est de générer un maximum d’idées et/ou de valider la solution proposée.
- Évaluation et décision : lorsqu’une solution est définie par le groupe, il reste à se poser la question suivante : “cette décision risque-t-elle de nous nuire ? Peut-on la tester sans risques majeurs ?”. Si les voyants sont au vert, on avance ! Une décision est donc prise par consentement, c’est-à-dire qu’il n’y a pas d’opposition formelle. Le facilitateur s’assure que tout le monde est d’accord avec la décision.
- Actions et responsabilités : pour chaque tension traitée, il s’agit ensuite de la mettre en oeuvre. Des actions concrètes sont définies pour mettre en œuvre la solution choisie. Des responsables sont désignés pour chaque action avec des échéances claires. Le facilitateur note les actions et les responsabilités.
- Clôture de la réunion (5 minutes) : le facilitateur récapitule les points clés de la réunion et les décisions prises. Il remercie les participants pour leur contribution. Un tour de parole de clôture permet à chacun de partager ses impressions sur la réunion.
Les processus de gouvernance : adaptabilité et clarté
L’holacratie repose aussi sur une Constitution d’entreprise, qui en définit les règles de fonctionnement.
Cette Constitution établit les processus de gouvernance et de prise de décision, en s’assurant que tout le monde comprend et suit les mêmes principes de base. Les processus de gouvernance incluent :
- L’intégration des tensions : un cadre pour transformer les préoccupations ou idées individuelles en améliorations organisationnelles.
- L’élection des rôles : un processus transparent et participatif pour attribuer les rôles au sein des cercles.
En clair, les dirigeants de l’entreprise cède à la constitution holacratique sa direction.
La transparence et la responsabilité
Un des piliers de l’holacratie est la transparence. Chaque rôle et cercle a une visibilité claire sur les responsabilités et les attentes. Les décisions et les processus sont documentés et accessibles, ce qui renforce la responsabilité individuelle et collective.
L’autonomie et l’empowerment
En répartissant l’autorité à travers les cercles et les rôles, l’holacratie permet à chaque membre de l’organisation de prendre des décisions autonomes dans son domaine de compétence. Cette distribution de l’autorité favorise un sentiment d’empowerment, où chaque individu se sent responsable et capable d’influencer positivement l’organisation.
En clair, dans votre rôle au sein de votre cercle, vous êtes un.e mini-dictateur/trice !
La révision continue : adaptabilité permanente
L’holacratie considère votre entreprise comme un système vivant qui s’adapte continuellement au marché, aux contraintes extérieures, aux attentes de ses membres, etc.
Les réunions régulières de gouvernance et tactiques assurent que les rôles, les cercles et les processus évoluent en fonction des besoins actuels de l’organisation.
C’est pourquoi on pense à juste titre que l’holacratie est un bon système pour rendre une entreprise agile et adaptable, dans des contextes très concurrentiels par exemple.
Un exercice pratique : le retex (retour d’expérience)
L’un des outils utilisés en holacratie est le retex, ou retour d’expérience.
Il s’agit de moments dédiés où les équipes analysent les succès et les échecs des projets ou des processus, identifient les leçons apprises et proposent des améliorations.
L’intérêt de mettre en place une boucle de rétroaction constante, contribuant à l’amélioration continue et à l’adaptabilité de l’organisation.
Rien de tel qu’une bande dessinée pour tout comprendre !
Une excellente bande dessinée, en français et accesible gratuitement en ligne, a été créée pour expliquer en détail les avantages et les principes de l’holacratie.
Nous nous en sommes beaucoup inspirés pour nos propres pratiques holacratiques et vous inviter à la découvrir : lire la bande dessinée sur l’holacratie gratuitement en ligne.
L’holacratie : avantages et inconvénients !
Soyons clairs : si nous n’avons pas adopté l’ensemble de la démarche holacratique chez Fertilidée, c’est que – par certains aspects – elle présente des inconvénients.
Nous vous proposons donc à présent un regard critique et constructif sur l’holacratie, avec pour objectif de vous inciter à la mettre en place, de manière adaptée à votre fonctionnement et attentes.
Les avantages de l’holacratie
Voici les principaux apports que nous percevons de la démarche :
- Autonomie et responsabilisation accrue : l’holacratie encourage chaque membre de l’équipe à prendre des initiatives et à assumer des responsabilités. Cette autonomie permet aux membres de votre équipe de se sentir plus engagés et motivés, car ils ont un contrôle direct sur leur travail et peuvent voir l’impact de leurs actions.
- Flexibilité organisationnelle : en éliminant les structures hiérarchiques rigides, l’holacratie permet une répartition plus dynamique et adaptable des rôles. Finies les fiches de poste qui datent d’il y a 10 ans et ne sont jamais mises à jour ! Vos équipes peuvent se reconfigurer rapidement en fonction des besoins du projet ou des compétences des membres, ce qui améliore l’agilité de votre entreprise.
- Transparence : un des principes fondamentaux de l’holacratie est la transparence. Les décisions, les rôles et les responsabilités sont clairement définis et accessibles à tous. Cela réduit les ambiguïtés et les malentendus, facilitant une communication plus claire et directe au sein de l’entreprise. Exit donc les “jeux de pouvoir” et la petite politique interne qu’on vit fréquemment dans les entreprises, le plus souvent basée sur des égos mal placés et des enjeux de carrière.
- Innovation et créativité : en favorisant un environnement où chacun peut proposer des idées et apporter des solutions, l’holacratie stimule l’innovation de votre entreprise. Vos salariés sont encouragés à penser différemment et à sortir des sentiers battus.
Les inconvénients de l’holacratie
Tout n’est pas rose au pays de l’holacratie. Parcourrons à présent ses inconvénients, tels que perçus par l’équipe de Fertlidée.
- Complexité de mise en place : adopter l’holacratie nécessite un changement culturel majeur et une restructuration complète des processus organisationnels. Cela peut être long, coûteux et complexe, surtout pour les entreprises établies avec des structures hiérarchiques traditionnelles.
- Risque de confusion des rôles : bien que la flexibilité des rôles soit un avantage, elle peut également mener à des confusions si les responsabilités ne sont pas clairement définies et communiquées. Cela peut créer des zones grises où personne ne se sent responsable, entraînant des inefficacités et des retards.
- Adaptation des salariés : tous les members de votre équipe ne seront pas forcément à l’aise avec l’autonomie et la responsabilité accrues qu’impose l’holacratie. Certains peuvent avoir du mal à s’adapter à l’absence de hiérarchie traditionnelle et à la nécessité de prendre des décisions de manière indépendante. D’ailleurs, c’est un parti pris assumé de la démarche. Grosso modo, si le salarié n’est pas en mesure de se responsabiliser, c’est quelque part qu’il n’a pas sa place dans une entreprise choisissant ce mode de gouvernance. Un peu dur, voire peu inclusif, n’est-ce pas ?
- Dépendance à une structure rigide de réunions : l’holacratie repose fortement sur des réunions structurées et régulières (réunions de triage, réunions tactiques et réunions de gouvernance) pour maintenir la clarté et la fluidité des rôles et des processus. Ces réunions peuvent devenir chronophages et pesantes si elles ne sont pas bien gérées.
En conclusion : vers une holacratie adaptée
L’holacratie, avec ses principes de transparence, d’autonomie et de flexibilité, offre un modèle séduisant pour repenser l’organisation du travail. Cependant, comme toute approche, elle présente des défis et nécessite une adaptation soigneuse aux spécificités de chaque entreprise.
Chez Fertilidée, nous croyons qu’il est possible d’adopter les principes holacratiques de manière partielle et progressive.
Selon nous, le succès de l’holacratie dépend de la capacité de l’organisation à équilibrer flexibilité et structure, et à cultiver une culture d’ouverture et de collaboration. Adaptez les principes holacratiques à vos besoins spécifiques, expérimentez, ajustez, et vous découvrirez peut-être un beau potentiel d’évolution pour votre équipe et votre entreprise.
Le saviez-vous ? Fertilidée vous accompagne !
L’accompagnement bienveillant d’une expertise extérieure peut être la clé pour surmonter les obstacles et améliorer vos pratiques. Voilà pourquoi l’accompagnement RSE de Fertilidée est si précieux : il offre une approche flexible, accessible et véritablement impactante
